UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

En concreto, este libro desarrolla la unidad formativa UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático, parte del Módulo formativo MF0971_1: Reproducción y archivo.

El presente libro forma parte del certificado de profesionalidad denominado “Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales”, perteneciente al área profesional de Gestión de la información y comunicación, de la familia profesional de Administración y gestión.

La estructura del manual y los contenidos que se desarrollan a continuación siguen fielmente lo recogido en la legislación vigente para este certificado, Real Decreto 645/2011 de 9 de mayo. Se ha utilizado un lenguaje sencillo y concreto, que puedan ser fácilmente comprendidos por el estudiante.

El contenido permite:

1. Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos.
2. Identificar las funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red.
3. Determinar los principios de organización de los sistemas operativos a través de los diferentes archivos y carpetas que lo integran, utilizando esquemas en función de su jerarquía.
4. Diferenciar entre las aplicaciones de gestión de archivos propios de un sistema operativo y el resto de aplicaciones que están incluidas dentro del mismo.
5. Explicar las prestaciones fundamentales del sistema operativo que permiten buscar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
6. Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas.
7. En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, de utilización del sistema operativo:
8. Crear carpetas identificándolas con un nombre que permita su localización y recuperación.
9. Cambiar el nombre de una carpeta de acuerdo con las indicaciones recibidas.
10. Seleccionar los archivos y documentos que contienen las carpetas utilizando las teclas adecuadas en caso necesario.
11. Realizar copias y movimientos de archivos, documentos y/o carpetas a otras ubicaciones.
12. Establecer contraseñas de archivos.
13. Realizar búsquedas de archivos y/o carpetas de forma rápida y precisa de acuerdo con los criterios establecidos.
14. Realizar copias de seguridad de los archivos y documentos.
15. Eliminar carpetas y archivos.
16. Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos.
17. Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación.
18. Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos.
19. Identificar las prestaciones de una aplicación informática que realice copias de seguridad.
20. Distinguir entre los diferentes criterios de homogeneidad y operatividad de los archivos.
21. Diferenciar las medidas de protección y seguridad en los distintos tipos de documentos.

Supuesto práctico.

Convenientemente caracterizado, en el que se proporciona documentación tipo:

1. Identificar los distintos soportes de archivo en función de la frecuencia de consulta o utilización de la documentación aportada.
2. Clasificar los documentos en función del tipo de empresa y la frecuencia de uso.
3. Aplicar las reglas de clasificación de archivos: Alfabéticas, numéricas, alfanuméricas u otras.
4. Organizar físicamente la documentación en el archivo propuesto.
5. Utilizar software para guardar y localizar documentos de forma organizada y accesible.
6. En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se especifiquen las tareas a desarrollar y el sistema de archivo disponible:
7. Aplicar los procesos administrativos de archivo –clasificación, codificación, prearchivo, archivo– gestionando y organizando la documentación en archivos físicos en papel o a través de procedimientos informáticos.
8. Aplicar los procesos de control y seguimientos de documentos prestados cumplimentando los formularios correspondientes.
9. Utilizar los programas antivirus periódicamente, manteniéndolos actualizados para garantizar la seguridad de la documentación archivada.
10. Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia.
11. Identificar los procesos de entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos.
12. Precisar los útiles de acceso de archivos, de acuerdo con distintas circunstancias ambientales.
13. Diferenciar los recursos de transferencia y eliminación de archivos y documentos.
14. Determinar los criterios que garanticen la seguridad y confidencialidad de la documentación.

Supuesto práctico:

De simulación, convenientemente caracterizado, de acceso, conservación y vigilancia de un sistema de archivo:

1. Describir la mecánica para el control de documentos.
2. Realizar la transferencia de documentos según un plan de transferencia propuesto.
3. Eliminar archivos, documentos y copias de seguridad de los mismos según los medios facilitados.
4. Identificar la documentación de los archivos de acuerdo con su tratamiento: Archivos de gestión, intermedios e históricos.
5. Relacionar los criterios de conservación aplicables de acuerdo con el tipo de documento.
6. Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada.
7. Identificar las funciones básicas de una base de datos.
8. Distinguir los diferentes objetos de una base de datos en cuanto a sus características y utilidades.
9. Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones e introducción de datos en los diferentes objetos en la base de datos sin error.
10. Identificar criterios para realizar consultas sencillas y obtener información exacta acorde con las instrucciones proporcionadas.
11. Distinguir entre los diferentes tipos de filtro existentes en función de la información a localizar en los diferentes objetos de la base de datos.
12. Reconocer las herramientas existentes en la aplicación para la elaboración de informes sencillos adecuados a las instrucciones proporcionadas.
13. Distinguir las diferentes opciones de impresión en cada uno de los objetos de la base de datos.
14. Explicar las prestaciones fundamentales de la aplicación que permitan consultar, procesar, editar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.

Casos prácticos:

Suficientemente caracterizados y mediante el uso de una aplicación informática de base de datos:

1. Abrir y cerrar una base de datos.
2. Introducir registros, modificaciones, altas y bajas a partir de los datos proporcionados.
3. Filtrar y ordenar la información según las instrucciones facilitadas.
4. Obtener los datos o información requerida a partir de consultas sencillas.
5. Archivar la información y realizar copias de seguridad de la base de datos en el soporte proporcionado.
6. Imprimir tablas, consultas e informes configurando de acuerdo con lo solicitado las opciones de impresión.
7. Aplicar los procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información

Sistemas operativos habituales

• Sistema operativo.
• Entorno de trabajo. Interface.
• Partes.
• Desplazamiento.
• Configuración.
• Carpetas, directorios, operaciones con ellos.
• Definición.
• Creación.
• Cambio de nombre.
• Apertura.
• Copiado.
• Cambio de ubicación.
• Eliminación.
• Ficheros, operaciones con ellos.
• Definición.
• Creación.
• Cambio de nombre.
• Apertura.
• Copiado.
• Cambio de ubicación.
• Guardado.
• Eliminación
• Aplicaciones y herramientas.
• Exploración/navegación.
• Configuración de elementos.
• Cuentas de usuario. Uso.
• Copia de seguridad. Soportes.
• Operaciones en un entorno de red.
• Acceso
• Búsqueda de recursos de red.
• Operaciones con recursos de red.

Archivo y clasificación de documentación administrativa

El archivo en la empresa:

• • Descripción.
  • Finalidad
  • Importancia del archivo para la empresa.
  • Tipos de archivos.
  • Equipos y materiales para el archivo.
  • Funcionamiento de un archivo.
  • Mantenimiento de un archivo.
  • Proceso de archivo de un documento.
  • Normas que regulan la conservación de documentos.
  • Destrucción de los documentos.
  • Confidencialidad y seguridad de la información.
• La organización del archivo.
  • Centralizado.
  • Descentralizado.
  • Mixto.
  • Activo.
  • Semiactivo.
  • Inactivo o pasivo.
• Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.
  • Concepto de ordenación y clasificación.
  • Clasificación alfabética.
  • Clasificación numérica.
  • Sistema mixto.
  • Clasificación cronológica.
  • Criterio geográfico.
  • Clasificación por materias.

Base de datos

• Entrada y salida de la aplicación.
• La ventana de la aplicación.
• Objetos básicos.
  • Tablas.
  • Consultas.
  • Formularios.
  • Informes o reports.
• Creación.
• Apertura.
• Guardado.
• Cierre.
• Copia de seguridad.
• Herramientas de recuperación y mantenimiento.

Inserción de datos en tablas

• Registros y campos.
• Introducción de datos.
• Movimientos por los campos y registros.
• Eliminación de registros.
• Modificación de registros.
• Copiado y movimiento de datos.
• Búsqueda y reemplazado de datos.
• Aplicación de filtros.
• Ordenación alfabética de campos.
• Formatos de una tabla.
• Operaciones básicas con Tablas.
  • Cambio del nombre.
  • Eliminación.
  • Copiado.
  • Exportación e importación.

Consultas de selección

• Creación.
• Guardado.
• Ejecución.
• Modificación de los criterios.
• Impresión de resultados.
• Eliminación.

Formularios e informes

• Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios.
• Aplicación de filtros en formularios.
• Creación de informes con el asistente.
• Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora.
• Impresión de formularios e informes.
• Resumen.

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