El presente libro forma parte del certificado de profesionalidad denominado “Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales”, perteneciente al área profesional de Gestión de la información y comunicación, de la familia profesional de Administración y gestión.
En concreto, este libro desarrolla la unidad formativa UF0518: Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa, parte del Módulo formativo MF0969_1: Técnicas administrativas básicas de oficina.
La estructura del manual y los contenidos que se desarrollan a continuación siguen fielmente lo recogido en la legislación vigente para este certificado, Real Decreto 645/2011 de 9 de mayo. Se ha utilizado un lenguaje sencillo y concreto, que puedan ser fácilmente comprendidos por el estudiante.
Su contenido permite:
Aplicar técnicas básicas de recepción, clasificación y distribución de paquetería y de correo convencional y telemático.
Distinguir los tipos fundamentales de comunicaciones escritas, internas y externas, utilizadas habitualmente en organizaciones e instituciones determinadas, especificando su función y elementos básicos.
Identificar los distintos medios para realizar el envío de la correspondencia y paquetería, determinando su coste y tiempo de envío.
Identificar los elementos significativos y relevantes para el registro de correspondencia y paquetería tanto recibida como expedida.
Explicar los criterios y procedimientos fundamentales utilizados para el archivo de comunicaciones escritas y correspondencia.
Aplicar el procedimiento y los medios más adecuados para el embalaje o empaquetado de documentación y artículos o productos específicos.
Identificar los requisitos básicos exigidos en el envío de correspondencia y paquetería mediante correo convencional.
Describir las funciones y procedimientos básicos relativos a los medios telemáticos utilizados en la recepción, distribución y archivo de comunicaciones internas y externas.
Identificar la normativa legal de seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia y paquetería.
En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen comunicaciones escritas internas y/o externas:
– Definir con precisión el destinatario, y los medios y procedimientos para su distribución, en las comunicaciones internas y en la correspondencia recibida del exterior.
– Aplicar los medios, tarifas y procedimientos de envío en la correspondencia emitida al exterior.
– Operar adecuadamente con medios telemáticos –fax, correo electrónico, otros–, en su caso, para recepcionar, registrar, distribuir y archivar comunicaciones escritas y correspondencia.
– Clasificar las comunicaciones en función de su emisor, receptor y asunto.
– Registrar y archivar adecuadamente de forma convencional comunicaciones y/o correspondencia.
En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen el envío de paquetería determinada:
– Embalar o empaquetar adecuadamente la documentación y/o los artículos entregados.
– Aplicar las tarifas y procedimientos de envío.
CONTENIDOS
1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS.
▫ Funciones.
▫ Elementos.
▫ Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
▫ La correcta expresión de los textos escritos.
2. GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
▫ Selección y clasificación.
▫ Registro.
▫ Distribución.
3. PREPARACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
▫ Personas que la elaboran.
▫ Número de copias.
▫ Firma de la correspondencia.
– Embalaje y empaquetado de documentación y productos.
▫ Medios.
▫ Materiales.
▫ Procedimientos.
4. GESTIÓN DE LA SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA.
▫ Tareas antes de proceder al envío.
▫ Libro Registro de Salida.
5. MEDIOS UTILIZADOS EN EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA.
▫ Servicio de correos.
▫ Mensajería.
▫ Telefax.
▫ El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes.
6. EL ENVÍO DE LA CORRESPONDENCIA.
▫ Productos y servicios que ofrece correos.
▫ Formas en que puede hacerse el envío.
▫ Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia.
– Normativa legal de seguridad y confidencialidad.
7. EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y CORRESPONDENCIA.
▫ Proceso de archivo.
▫ Control de archivo.
▫ Sistema de clasificación de los documentos.
8. INTERNET COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN.
▫ Definición de internet.
▫ La página web.
▫ Los portales.
▫ Transferencia de ficheros.
▫ Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail.
9. BIBLIOGRAFÍA
– Monografías.
– Textos electrónicos, bases de datos y programas informáticos.
– Legislación.
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