La comunicación escrita en empresas públicas y privadas

La comunicación escrita es un pilar fundamental en cualquier organización, ya sea pública o privada, y constituye uno de los medios más eficaces para transmitir información de manera formal y clara. A lo largo de esta entrada, se abordarán sus funciones, elementos esenciales, tipos de documentos y recomendaciones para una correcta expresión escrita en el ámbito empresarial.

Funciones de la comunicación escrita en la empresa

La comunicación escrita cumple con diversas funciones dentro de una organización. Permite la transmisión de información tanto a nivel interno como externo, asegurando que los mensajes lleguen de manera uniforme y que los datos sean accesibles para su consulta posterior. Entre las funciones más destacadas se encuentran:

1. Función informativa: Facilita la transmisión de datos y hechos que necesitan ser comunicados, garantizando que todos los miembros de la organización reciban la misma información.
2. Función reguladora: Ayuda a establecer normas y procedimientos, influyendo en el comportamiento de los empleados y asegurando la correcta ejecución de las tareas.
3. Función referencial o cognoscitiva: Proporciona información objetiva sobre la empresa o su entorno, permitiendo la toma de decisiones basada en datos precisos.
4. Función connotativa: Actúa de manera persuasiva, orientando la acción del receptor hacia un objetivo específico.
5. Función de implicación: Refuerza la conexión entre el emisor y el receptor, logrando que el mensaje sea relevante y significativo para ambos.

Elementos de la comunicación escrita

Para que la comunicación escrita sea eficaz, es fundamental que sus elementos estén claramente definidos. Estos son:

1. Emisor: La persona que redacta y envía el mensaje.
2. Receptor: El destinatario del mensaje, quien debe interpretarlo adecuadamente.
3. Mensaje: El contenido de la comunicación, que debe ser claro y conciso.
4. Código: Los símbolos y reglas utilizados para estructurar el mensaje, generalmente el idioma en que se redacta.
5. Soporte: El medio físico o digital en el que se transmite el mensaje, como el papel o un archivo electrónico.

Tipos de comunicación escrita: cartas comerciales y documentos administrativos

En el ámbito empresarial, los tipos de comunicación escrita más comunes son las cartas comerciales y los documentos administrativos.

1. Cartas comerciales: Son el medio por el cual las empresas comunican asuntos importantes con clientes, proveedores o instituciones. Incluyen desde cartas de presentación hasta reclamaciones o agradecimientos.
2. Documentos administrativos: Se utilizan para formalizar comunicaciones internas, como informes, memorandos, circulares o actas.

Cada uno de estos documentos sigue una estructura específica que facilita su redacción y comprensión.

Elementos de la correspondencia comercial: el sobre, el papel y la carta

En la correspondencia comercial, el aspecto visual y el formato son tan importantes como el contenido. Los elementos esenciales son:

1. El sobre: Debe contener la dirección del remitente y del destinatario, así como el franqueo correspondiente. La elección del tipo de sobre depende del documento que contiene.
2. El papel: Es recomendable usar papel de alta calidad, generalmente de color blanco, en formato A4 para una mejor presentación.
3. La carta: Con una estructura que incluye encabezamiento, cuerpo y cierre, la carta debe reflejar profesionalidad y claridad en su redacción.

La correcta expresión de los textos escritos

Una buena comunicación escrita en la empresa implica seguir ciertas pautas para evitar malentendidos y errores:

1. Claridad y precisión: El mensaje debe ser directo, sin rodeos. Evitar frases ambiguas o con doble sentido.
2. Ortografía y gramática impecables: Un documento con errores gramaticales o de ortografía puede dañar la imagen profesional.
3. Concisión: El contenido debe centrarse en la información relevante, eliminando lo innecesario.
4. Estructura lógica: Es importante que el documento esté bien organizado, con una introducción, desarrollo y conclusión.

Tipos de cartas comerciales y documentos administrativos

Las cartas comerciales pueden adoptar diferentes estilos y estructuras según su propósito. Algunos de los tipos más comunes son:

1. Cartas de solicitud: Para pedir información o realizar una solicitud a un cliente o proveedor.
2. Cartas de reclamación: Se utilizan para presentar quejas o problemas con servicios o productos.
3. Cartas de agradecimiento: Para expresar gratitud por servicios prestados o por una colaboración.
4. Cartas informativas: Su función es comunicar algún cambio en la empresa o anunciar eventos.

Por otro lado, los documentos administrativos pueden incluir informes, memorandos, circulares, actas y otros escritos formales que tienen un carácter más institucional.

Diferencias entre la comunicación en empresas públicas y privadas

Aunque la comunicación escrita sigue principios generales en ambos tipos de organización, hay diferencias clave en su implementación:

• Empresas públicas: Tienden a usar un lenguaje más formal y técnico, ya que suelen estar sujetas a regulaciones y procedimientos estrictos.
• Empresas privadas: Pueden adoptar un tono más flexible y adaptarse a las expectativas de los clientes o socios comerciales.

Recomendaciones para una comunicación escrita eficaz

Para maximizar la eficacia de la comunicación escrita, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Adoptar un tono adecuado: El estilo de escritura debe reflejar el propósito del documento. En comunicaciones formales, es preferible usar un tono serio y profesional.
2. Evitar el uso excesivo de jergas o tecnicismos: A menos que el destinatario esté familiarizado con ellos.
3. Revisar el contenido antes de enviarlo: Es vital para detectar errores y garantizar la coherencia del mensaje.

Importancia de la comunicación escrita en la era digital

A pesar de la predominancia de las comunicaciones digitales, la comunicación escrita formal sigue siendo un pilar en el ámbito empresarial. Los correos electrónicos, documentos PDF y presentaciones digitales han adoptado muchas de las convenciones de la correspondencia tradicional, lo que refuerza la necesidad de mantener altos estándares en la redacción de documentos.

La digitalización no solo ha facilitado el acceso a la información, sino que también ha incrementado la necesidad de ser precisos en la comunicación escrita. La posibilidad de malentendidos es mayor cuando no existe la comunicación cara a cara, lo que hace que la claridad y la estructura sean aspectos aún más relevantes.

Ejemplos prácticos de comunicación escrita

Para ilustrar mejor el uso de la comunicación escrita en empresas, consideremos los siguientes ejemplos:

1. Carta de solicitud de información:
   • Encabezamiento con datos del remitente y destinatario.
   • Cuerpo que expone la solicitud de manera directa.
   • Cierre formal, con agradecimiento anticipado.
2. Informe interno sobre el desempeño trimestral:
   • Introducción que presenta el propósito del informe.
   • Desarrollo con datos, gráficos y análisis.
   • Conclusión con recomendaciones para el próximo trimestre.

Uso de herramientas digitales en la comunicación escrita

La integración de herramientas digitales ha transformado la manera en que se gestiona la comunicación escrita en las empresas. Hoy en día, aplicaciones como procesadores de texto, gestores de correos electrónicos y plataformas de mensajería instantánea permiten redactar, revisar y enviar documentos de manera eficiente.

Algunas plataformas incluso facilitan la colaboración en tiempo real, lo que optimiza el flujo de trabajo y asegura que los documentos se mantengan actualizados.

La comunicación escrita en empresas públicas y privadas es un componente vital para el buen funcionamiento organizativo. Una correcta implementación de las técnicas y principios discutidos aquí garantiza que la información fluya de manera efectiva, minimizando malentendidos y fortaleciendo la imagen de la empresa.

¡Explora nuestra categoría de Administración y potencia tu formación!

Puedes comprar este libro en formato pdf en Aprende y crea.