UF0519: Gestión auxiliar de documentación económico administrativa

En concreto, este libro desarrolla la unidad formativa UF0519: Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial, parte del Módulo formativo MF0969_1: Técnicas administrativas básicas de oficina.

La estructura del manual y los contenidos que se desarrollan a continuación siguen fielmente lo recogido en la legislación vigente para este certificado, Real Decreto 645/2011 de 9 de mayo. Se ha utilizado un lenguaje sencillo y concreto, que puedan ser fácilmente comprendidos por el estudiante.

El contenido permite:

• Aplicar las técnicas de registro y clasificación de la documentación administrativa básica, especificando su función, elementos y requisitos fundamentales, a través de aplicaciones informáticas adecuadas.
• Explicar los métodos y procedimientos de registro de documentación administrativa más habituales.
• Diferenciar los campos de información fundamentales de los registros correspondientes a archivos o ficheros de clientes, proveedores, productos y empleados según su función.
• Distinguir la información fundamental que debe incluir un pedido de bienes o servicios relacionándola con los campos de información de los registros de productos, clientes y/o proveedores.
• Describir la normativa básica que regula la elaboración de la documentación comercial y administrativa más habitual.
• Explicar los elementos y requisitos fundamentales de los albaranes, notas de entrega y facturas, relacionándolos con los campos de información de los registros de productos, clientes y/o proveedores.
• Discriminar el modelo, los apartados y datos básicos de una nómina sencilla.
• Precisar las funciones básicas de aplicaciones informáticas de facturación y de gestión de clientes y proveedores.

Casos prácticos de simulación.

Convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación administrativa básica de operaciones comerciales sencillas:

• • Comprobar que existe correspondencia entre la información proporcionada por los pedidos, albaranes, facturas y medios de pago, proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
• Clasificar los documentos en función de la información proporcionada por los campos significativos.
  • Actualizar los archivos convencionales de clientes, proveedores y productos con la información incluida en los documentos proporcionados.
  • Registrar los documentos proporcionados en archivos convencionales.
  • Actualizar y registrar la información proporcionada por los documentos propuestos utilizando las funciones básicas de aplicaciones informáticas de almacén, facturación y gestión de clientes y proveedores.
  • En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporcionan nóminas sencillas y los correspondientes medios de pago:
    • Distinguir la información relevante proporcionada por las nóminas propuestas.
    • Comprobar que existe correspondencia entre la información proporcionada por las nóminas y los medios de pago proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
    • Actualizar el archivo de empleados con los datos proporcionados por las nóminas.
    • Registrar las nóminas proporcionadas.
• Operar con medios de pago básicos, identificando los requisitos fundamentales de los justificantes de las operaciones, los emisores y receptores, y los importes y cálculos necesarios.
• Discriminar la función, los elementos y los requisitos básicos de los medios de pago más habituales.
• Describir la normativa básica que regula los medios de pago más habituales.
• Distinguir las variables fundamentales que intervienen en el cálculo del importe de operaciones de tesorería sencillas.
• Formular los procedimientos básicos para el cálculo de importes correspondientes a operaciones de tesorería sencillas.
• Identificar las funciones básicas de las entidades financieras relacionándolas con los documentos y procedimientos de gestión pagos y cobros más habituales.
• Reconocer los principios de integridad, responsabilidad y confidencialidad a todas las operaciones relacionadas con la tesorería.

Casos prácticos de simulación.

Convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación administrativa básica de operaciones de tesorería sencillas y dinero simulado:

• Clasificar los documentos en función de la información proporcionada.
• Verificar los cálculos básicos de los importes de los medios y justificantes de cobro y pago proporcionados.
• Elaborar estadillos de los justificantes de cobro y pago proporcionados calculando el saldo resultante.
• Comprobar la correspondencia entre la información proporcionada por los medios de pago y el estadillo elaborado proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
• Actualizar los archivos convencionales de los documentos proporcionados.
• Renovar y registrar la información proporcionada por los documentos propuestos utilizando las funciones básicas de aplicaciones informáticas de gestión de tesorería.
• Identificar la validez del dinero en efectivo.
• Utilizar dinero simulado en operaciones al contado realizando los cálculos necesarios de manera correcta.
• Realizar el cuadre de las operaciones propuestas.
• Aplicar procedimientos de control de existencias de documentación, material y equipos de oficina y los métodos de registro y acceso, y el stock de seguridad establecido.
• Distinguir las funciones básicas de los inventarios de material y equipos de oficina.
• Describir los riesgos profesionales derivados del control de material diverso de oficina.
• Definir los procedimientos habituales de recepción, registro, almacenamiento y entrega de documentación, material y equipos de oficina.
• Explicar los métodos de control de inventarios y aseguramiento del stock de seguridad más habituales.
• Proceder a la entrega y distribución de documentación, material y equipos de oficina.
• En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación e información básica sobre operaciones sencillas de gestión de inventarios:
• Registrar las entradas y salidas en fichas de almacén.
• Calcular el volumen de existencias.
• Inventariar las existencias.

Gestión auxiliar de documentación administrativa básica.

• Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas.
• Elementos.
• Funciones.
• Características.
• Clasificación.
• Métodos de registro.
• Normativa básica para su elaboración.
• Documentos administrativos en la gestión de la compraventa:
• El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control.
• El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación.
• La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación.
• El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria.
• Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal:
• Órdenes de trabajo.
• La nómina: componentes y registro.
• Otros documentos administrativos y empresariales:
• Instancias.
• Certificados.
• Actas.
• Informes.
• Memorias.
• Operaciones informáticas de facturación y nóminas:
• Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• Renovación de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores).
• Grabación de la información relativa a las nóminas (personal).
• Actualización de la información relativa a las nóminas (personal).

Administración básica de tesorería.

• Operaciones básicas de cobro y pago:
• Tipos de operaciones.
• Funciones.
• Características.
• Formas de gestión.
• Los medios de cobro y pago:
• Concepto.
• Funciones.
• Formas de cobro y pago.
• Documentos de cobro y pago al contado:
• El dinero.
• El cheque: concepto, requisitos, tipos, aval, endoso e imago.
• El recibo: concepto y contenido.
• Transferencia e ingreso en cuenta: concepto y forma.
• Tarjetas de débito.
• Documentos de cobro y pago a crédito:
• El pagaré: concepto y requisitos.
• La letra de cambio: concepto, requisitos, partes, aval, endoso, impago y remesa de efectos.
• Tarjetas de crédito.
• El libro auxiliar de Caja:
• Elementos.
• Cumplimentación en aplicación informática.
• Arqueo de Caja.
• Cuadre.
• El libro auxiliar de Bancos:
• Elementos.
• Cumplimentación en aplicación informática.
• Conciliación bancaria.
• Principios de confidencialidad en operaciones de tesorería.
• Operaciones y medios informáticos de gestión de tesorería:
• Banca electrónica.
• Monedero electrónico.
• Pagos por Internet.
• Compras por Internet.

Gestión y control básico de existencias

• Material y equipos de oficina:
• Descripción.
• Tipos de materiales: fungible y no fungible.
• Equipos de oficina más comunes.
• El aprovisionamiento de existencias.
• La función de aprovisionamiento.
• El almacén.
• Tipos de existencias.
• Gestión básica de existencias.
• Las fichas de almacén.
• Las entradas en almacén.
• Las salidas en almacén.
• Criterios de valoración de existencias.
• Las órdenes de reposición.
• La hoja de cálculo en la gestión de almacén.
• Control básico de las existencias.
• Ficha de control de existencias: concepto y modelo.
• El inventario de existencias: concepto, proceso y estructura.

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